Whistleblowing

Zásady pro ochranu oznamovatelů protiprávního jednání – Whistleblowing

I.
Obecná ustanovení

I.1.      Tento interní předpis stanoví podmínky a postup pro přijímání oznámení, vyřizování a prošetřování oznámení a způsob nakládání a uchovávání získaných informací takovým způsobem, který je v souladu s obecně závaznými právními předpisy platnými na území České republiky, zejména pak směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie a zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „právní předpisy“). Účelem tohoto interního předpisu je zajistit ochranu oznamovatelům, kteří v dobré víře upozorní na jednání, o kterém se domnívají, že je v rozporu s právními předpisy.

I.2. Tento interní předpis zavádí vnitřní oznamovací systém ve Společnosti, tj. povinném subjektu, a to ve smyslu příslušných právních předpisů.

I.3. Přijímání oznámení, způsob vyřizování oznámení a způsob nakládání s informacemi bude realizováno výlučně v souladu s právními předpisy, a to s důrazem na důvěrnost a ochranu oznamovatelů a společně chráněných osob.

I.4. Společnost tímto sděluje, že příslušnou osobou pro výkon činností ve smyslu příslušných ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů a tohoto interního předpisu je:

Dr. Ing. Ladislav Vaculík
mobil: +420 602 772 515
e-mail: whistleblowing@tescoma.cz
adresa: TESCOMA s.r.o., se sídlem U Tescomy 241, 760 01 Zlín

I.5. Společnost pro účely podávání písemných oznámení rovněž zřizuje fyzickou schránku, která je umístěna v areálu zaměstnavatele, označena logem Společnosti a názvem „WHISTLEBLOWING“. Uvedená schránka je umístěna v prostorách v blízkosti zaměstnanecké jídelny Společnosti Zlín-Lužkovice.


I.6. Veškeré formy odvetných opatření proti oznamovatelům a dalším společně chráněným osobám jsou zakázány. Ochrana proti odvetným opatřením oznamovateli náleží i v případě, že pro podání oznámení využije externí oznamovací kanál zřízený podle platných právních předpisů.


I.7 Tímto interním předpisem nejsou dotčeny ostatní interní organizační předpisy Společnosti. Porušení interních předpisů Společnosti, které zároveň představuje protiprávní jednání ve smyslu tohoto interního předpisu, lze oznamovat postupem stanoveným tímto interním předpisem, i když to v příslušném interním předpisu není výslovně uvedeno.


II.
Základní definice

Pro účely tohoto interního předpisu mají následující pojmy dále uvedený význam:

„Společnost“ znamená společnost TESCOMA s.r.o., se sídlem U Tescomy 241,
760 01 Zlín, IČO: 469 81 691, a to včetně jejích případných budoucích organizačních složek a dceřiných společností.
„oznámením“ se rozumí oznámení fyzické osoby obsahující informace o možném protiprávním jednání, o kterém se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s relevantní činností pro Společnost. Oznámení musí být dostatečně podrobné a zdokumentované a musí, pokud možno, obsahovat alespoň jméno a pracovní pozici oznamovatele, případně jiné údaje umožňující jeho identifikaci, podrobný popis protiprávního jednání a jak se o něm oznamovatel dozvěděl, datum a místo protiprávního jednání, jména a pracovní pozice osob zapojených do protiprávního jednání či informace, které umožní jejich identifikaci, jména dalších osob, které mohou dosvědčit pravdivost nahlášených faktů, pokud takové osoby existují, jakékoli další informace včetně dokumentů, které mohou pomoci ověřit oznámené skutečnosti.
„protiprávním jednáním“ je jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000 Kč nebo jednání, které porušuje jiný právní předpisy nebo předpisy Evropské unie v oblasti:

• finančních institucí, finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů,
• daně z příjmů právnických osob,
• předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
• ochrany spotřebitele a souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
• bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
• ochrany životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat,
• radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
• zadávání veřejných zakázek, veřejných dražeb a hospodářské soutěže,
• ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
• ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
• ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
• fungování vnitřního trhu včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory. 

„příslušná osoba“ je osoba určená Společností v článku I odstavec 4 tohoto interního předpisu.

„oznamovatel“ je fyzická osoba, která v dobré víře podala oznámení o možném protiprávním jednání, o kterém se dozvěděla v souvislosti s výkonem relevantní činnosti pro Společnost. Výkonem relevantní činnosti se pro účely tohoto interního předpisu rozumí i ucházení se o práci nebo výkon jiné relevantní činnosti.


„dobrá víra“ je přesvědčení oznamovatele, že obsah oznámení je pravdivý a že oznámení obsahuje informace o protiprávním jednání.
„relevantní činnost“ je činnost vykonávaná v souvislosti s výkonem:

• zaměstnání,
• služby,
• samostatné výdělečné činnosti,
• práv spojených s členstvím v právnické osobě,
• funkce člena orgánu právnické osoby, který je do funkce volen, jmenován či jinak povoláván,
• správy svěřenského fondu,
• dobrovolnické činnosti,
• odborné praxe a stáže, nebo
• práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiné obdobné plnění.

 „společně chráněná osoba“ je osoba, jež společně s oznamovatelem nemůže být vystavena odvetným opatřením a jíž se rozumí: 

• osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
• osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,
• osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele nebo osoba v obdobném postavení,
• osoba oznamovatelem ovládaná,
• právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
• právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
• osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost,
• svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle bodu (v) nebo (vi) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle bodu (v) nebo (vi) osobou, která zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti.

„ochrana“ jsou všechny přiměřené kroky Společnosti k zajištění důvěrnosti totožnosti oznamovatele a k ochraně společných chráněných osob před odvetnými opatřeními a finančními ztrátami.
 „odvetné opatření“ je jakékoliv jednání (včetně opomenutí) v souvislosti s prací nebo jinou relevantní činností, které bylo vyvoláno oznámením a které je přímo či nepřímo učiněno proti oznamovateli a dalším společně chráněným osobám a které je způsobilé způsobit jim újmu, a to zejména:

• rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
• zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
• odvolání z místa vedoucího zaměstnance,
• snížení mzdy nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
• diskriminace,
• přeložení nebo převedení na jinou práci,
• pracovní posudek,
• ostrakizace,
• neumožnění odborného rozvoje,
• změna rozvržení pracovní doby,
• vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky,
• výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
• zásah do práva na ochranu osobnosti.

 „ministerstvo“ je Ministerstvo spravedlnosti České republiky, se sídlem Vyšehradská 427/16, 120 00 Praha 2, IČO: 000 25 429.


„zákon o ochraně oznamovatelů“ je zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.


„řešitelem“ je ředitel úseku, pod který navrhované opatření k nápravě spadá.



III.
Oznámení a postup po podání oznámení

III.1.   Způsob podávání a přijímání oznámení

III.1.1. Oznamovatel je oprávněn podat oznámení příslušné osobě prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému zřízeného Společností, a to ústně, písemně nebo na žádost oznamovatele i osobně, nebo ministerstvu. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do14 dnů ode dne podání žádosti.


Kanály vnitřního oznamovacího systému jsou určeny jak pro zaměstnance Společnosti, osoby na stáži/praxi ve Společnosti a osoby vykonávající dobrovolnickou činnost, tak pro ostatní osoby vykonávající relevantní činnost pro Společnost.



III.1.2. Oznamovatel, který podává oznámení, tak může učinit:

• písemně, a to odesláním prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb na adresu pro doručování k rukám příslušné osoby, prostřednictvím elektronické komunikace (e-mailem) uvedených v článku I odstavec 4 nebo vhozením do schránky důvěry zřízené Společností, a
• ústně, a to osobně příslušné osobě nebo telefonicky na tel. lince přístupné pouze příslušné osobě.

III.1.3. Oznamovatel může informace, které tvoří obsah oznámení, uveřejnit, pokud:

• podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu nebo přímo ministerstvu a v určených lhůtách nebylo přijato vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení, Společnost nepřijala k předejití nebo nápravě protiprávního stavu vhodné opatření nebo příslušná osoba neposoudila oznámení,
• má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku a bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy, nebo
• má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení ministerstvu existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že budou on nebo společně chráněná osoba vystaveni odvetným opatřením nebo že je ohrožena působnost ministerstva.

III.1.4. O přijetí oznámení podle tohoto interního předpisu příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele do 7 dnů ode dne přijetí oznámení, ledaže:

• oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
• je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

III.1.5. Společnost nepřijímá anonymní oznámení.


III. 1.6. Společnost garantuje důvěrnost oznámení i informací, které obsahuje, stejně tak jako ochranu totožnosti oznamovatele. Plné znění oznámení a totožnost oznamovatele jsou známy pouze příslušné osobě. Při zapojení dalších osob do prošetřování oznámení postupuje příslušná osoba tak, aby nedošlo k narušení ochrany totožnosti oznamovatele a důvěrnosti oznámení.


III.2.   Posouzení důvodnosti podaného oznámení

III.2.1. Cílem prošetřování oznámení je posouzení důvodnosti oznámení, a v případě důvodného opatření určení vhodných opatření pro nápravu protiprávního jednání.
Při zjišťování poznatků o oznamovaném protiprávním jednání je příslušná osoba oprávněna požadovat relevantní dokumentaci a informace od zaměstnanců a členů orgánů Společnosti, s výjimkou vyloučených informací z oznamování. Tyto osoby jsou povinny poskytnout příslušné osobě součinnost, s výjimkou poskytnutí vyloučených informací o oznamování a případů, kdy by došlo k porušení chráněné povinnosti mlčenlivosti. Při zjišťování výše zmíněných poznatků může příslušná osoba taktéž vstupovat do prostor a informačních systémů Společnosti. Příslušná osoba je povinna počínat si tak, aby zasahovala do práv prošetřovaných osob a subjektů jen v míře nezbytně nutné pro dosažení cíle prošetřování. O veškerých zjištěných poznatcích je příslušná osoba povinna zachovat mlčenlivost.
Příslušná osoba je dále oprávněna s ohledem na složitost případu požádat o zapojení zaměstnanců Společnosti a/nebo externích konzultantů. Zapojení externích konzultantů schvaluje generální ředitel Společnosti v souladu s interními pravidly pro uzavírání smluv a pravidly pro zpracování osobních údajů.
Příslušná osoba posoudí důvodnost oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.
O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím ledaže:

• oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
• je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

III.2.2. Shledá-li příslušná osoba, že oznámení:

• je důvodné, navrhne Společnosti opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu,
• je nedůvodné, bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci, nebo
• není oznámením podle právních předpisů, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

III.3.   Přijetí opatření k nápravě

III.3.1. V případě shledání důvodnosti oznámení navrhne příslušná osoba Společnosti vhodná opatření k předejití či nápravě protiprávního stavu, která Společnost přijme, případně přijme jiná vhodná opatření. Příslušná osoba rovněž informuje řešitele, který zahájí proces implementace a realizace opatření k nápravě, jakmile budou tato přijata. Za implementaci a realizaci opatření k nápravě je odpovědný řešitel.


O přijetí nápravných opatření rozhoduje generální ředitel Společnosti. Generální ředitel Společnosti rozhodne o uložení nápravného opatření nejpozději do 60 dnů ode dne skončení prošetřování oznámení. Návrhem příslušné osoby přitom není vázán. Odchýlení se od návrhu příslušné osoby je generální ředitel Společnosti povinen ve svém rozhodnutí o uložení nápravného opatření zdůvodnit. Má-li se nápravné opatření vztahovat na generálního ředitele Společnosti, o přijetí nápravných opatření rozhoduje jednatel Společnosti.


Nelze-li o uložení nápravného opatření rozhodnout ve lhůtě dle první věty, je toto řešitel povinen oznámit příslušné osobě spolu s odůvodněním. Za provedení nápravného opatření odpovídá zaměstnanec pověřený realizací nápravného opatření.

III.3.2. O přijatých opatřeních Společnost neprodleně vyrozumí příslušnou osobu. Příslušná osoba zaznamená přijatá nápravná opatření do evidence oznámení. Příslušná osoba o přijatých nápravních opatření bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele ledaže:

• oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
• je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

III.4.   Pravidla pro poskytnutí údajů

III.4.1. Příslušná osoba není oprávněna poskytnout informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. To platí i pro informace o totožnosti osoby uvedené v oznámení.

III.4.2. Informace o totožnosti oznamovatele a společně chráněných osob je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. O poskytnutí informací o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci je příslušná osoba povinna oznamovatele předem vyrozumět a uvést důvody pro poskytnutí informací. Oznamovatel má možnost se k poskytnutí informací o jeho totožnosti vyjádřit.


IV.
Zaznamenávání, evidence a uchovávání oznámení

IV.1.   Zaznamenávání ústně podaných oznámení

IV.1.1. V případě ústního oznámení je příslušná osoba povinna před učiněním oznámení poučit oznamovatele, že může být pořízena zvuková nahrávka (v případě souhlasu oznamovatele) nebo jeho přepis. Příslušná osoba dále poučí oznamovatele o jeho právu se ke zvukové nahrávce nebo přesnému přepisu vyjádřit, přičemž mu příslušná osoba musí umožnit vyjádření se k pořízené nahrávce či přepisu a k pořízené nahrávce či přepisu jej přiložit.

IV.1.2. Nevysloví-li oznamovatel s pořízením zvukové nahrávky nebo přepisu souhlas, nesmí je příslušná osoba pořídit. V takovém případě sepíšou záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu vyjádřil. Vyjádření oznamovatele se k záznamu přiloží. Obdobně se postupuje, není-li technicky možné pořídit zvukovou nahrávku ústního oznámení.

IV.2.   Evidence a uchovávání oznámení

IV.2.1. Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:

• datum přijetí oznámení,
• identifikace oznamovatele,
• shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jí její totožnost známa, a
• datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení a jejich výsledek.

IV.2.2.Oznámení jsou ve výše uvedeném rozsahu evidována po dobu 5 let ode dne jejich přijetí, přičemž přístup do této evidence má pouze příslušná osoba.


IV.2.3. Zpracovávány budou pouze osobní údaje nezbytné pro zpracování a prošetření oznámení a přijetí nápravných opatření, a to výhradně za účelem souladu s postupem stanoveným v tomto interním předpise.


IV.2.4. Zpracování osobních údajů se řídí platnou právní úpravou, a to Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46 ES, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění.



V.
Přestupky oznamovatelů

Za podání vědomě nepravdivé oznámení hrozí oznamovateli pokuta až ve výši 50.000,‑ Kč.


Ochrana oznamovatelů se nevztahuje na vědomě nepravdivá oznámení a na jednání, které má za cíl zneužít interní oznamovací systém v neprospěch Společnosti nebo jejích zaměstnanců.


VI.
Závěrečná ustanovení

VI.1    Tento interní předpis se vydává na dobu neurčitou a nabývá platnosti a účinnosti dne 1.7.2023.